Erst einmal zu der am häufigsten gestellten Frage:
„Müssen E-Mails überhaupt archiviert werden?„
Ja, geschäftsrelevante E-Mails müssen laut GoBD definitiv archiviert werden – revisionssicher.
Aus steuerlichen Gründen müssen geschäftsrelevante E-Mails, genauso wie Rechnungen in Papierform, archiviert werden. Das Finanzamt erhebt den Anspruch, auch nach Jahren nachvollziehen zu können, wie ein Geschäft zustande gekommen ist oder ob die Originalrechnung mit der Übereinstimmt, welche Sie ausgewiesen haben.
Vorsicht: Mit E-Mail-Archivierung ist nicht die Datensicherung von E-Mails gemeint. Das wird gerne und oft verwechselt.
Seit wann gelten diese Regelungen?
Seit Anfang 2017 schreiben diverse Gesetzesgrundlagen die Archivierung elektronischer Post (E-Mail)(§147 AO) vor. Dazu zählen alle E-Mails, welche zur Abwicklung eines Geschäftes relevant sind. Das schließt den vorbereitenden Schriftverkehr sowie die Angebote, Aufträge, Rechnungen als auch Reklamationen ein.
Was ist Revisionssicherheit im Bezug auf E-Mail-Archivierung?
Bei der Revisionssicherheit muss sichergestellt werden, dass die ankommenden E-Mails noch bevor Sie dem Empfänger sichtbar sind, in einem separaten Archiv-Postfach gesichert werden. Dies muss andersherum genauso funktionieren. Eine E-Mail muss, wenn diese abgeschickt wird, im Archiv-Postfach gesichert und erst dann an den Empfänger zugesandt werden. Erst dann ist eine Archivierung revisionssicher und wird vom Finanzamt anerkannt.
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